VeriFactu pour les indépendants et les petites entreprises : qui est concerné, à partir de quand et que faire

Ce qu’est VeriFactu, en quelques mots

VeriFactu est le nom sous lequel on connaît le Règlement des systèmes informatiques de facturation (décret royal 1007/2023). Il ne change pas ce que vous facturez ni à qui : il change le logiciel avec lequel vous le faites, qui doit enregistrer chaque facture de façon qu’elle ne puisse être ni supprimée ni modifiée sans laisser de trace, et y apposer un code QR.

Selon l’Agence fiscale espagnole, chaque fois que le logiciel émet une facture, il crée un résumé, appelé enregistrement de facturation, avec une empreinte numérique de ses données et la référence à l’enregistrement précédent. Cet enregistrement est envoyé à l’Agence fiscale espagnole ou conservé par le logiciel lui-même, selon le mode que vous utilisez.

Si vous avez un salon de coiffure ou un barbier, nous l’expliquons avec les tickets du salon dans le guide VeriFactu dans les salons de coiffure.

Suis-je obligé d’utiliser VeriFactu si je suis indépendant ?

Oui, si vous facturez avec un logiciel, une application ou une caisse qui émet des factures ou des tickets. L’Agence fiscale espagnole le résume en quatre conditions : vous êtes concerné si vous facturez avec un logiciel, si vous n’êtes pas dans le Suministro Inmediato de Información (SII), si votre domicile fiscal n’est ni au Pays basque ni en Navarre et si vous n’avez pas de décision qui vous en exempte.

Un détail important : on ne peut pas mélanger. Selon l’Agence fiscale espagnole, si vous utilisez un logiciel pour une seule facture, toute votre facturation doit être informatique. La seule exception concerne les factures électroniques adressées à l’Administration et établies avec le logiciel gratuit MiFacturae.

Si vous avez des doutes sur votre cas précis, vérifiez-le avec votre comptable.

À partir de quand VeriFactu est obligatoire pour les indépendants

Selon le BOE, les indépendants doivent avoir un logiciel adapté avant le 1er juillet 2027, et les sociétés avant le 1er janvier 2027. Le ministère espagnol des Finances a annoncé vouloir reporter l’échéance à octobre 2028, mais au 8 novembre 2026 ce report n’est pas publié au BOE.

Jusqu’à cette date, utiliser un logiciel adapté est facultatif. Si vous commencez plus tôt en mode VERI*FACTU, vous devez y rester au moins jusqu’à la fin de l’année.

Ce qui change sur vos factures

Vos factures portent un code QR en haut et, si vous travaillez en mode VERI*FACTU, une mention qui l’indique. Le logiciel ne vous laisse pas supprimer une facture : si elle est erronée, elle est annulée ou rectifiée et il en reste une trace.

• Un code QR sur toutes les factures, tickets compris et dans les deux modes. Il figure en haut de la facture, sur la première page, et mesure entre 30 et 40 millimètres.
• La mention « VERI*FACTU » ou « Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT » (facture vérifiable sur le site de l’administration fiscale espagnole), seulement si votre logiciel fonctionne dans ce mode.
• Votre client peut la vérifier. En scannant le QR avec son téléphone, il envoie certaines données de la facture à l’Agence fiscale espagnole ; avec VERI*FACTU, il voit en plus si elle est enregistrée.
• Rien ne s’efface. Chaque facture laisse son enregistrement, et les annulations et les factures rectificatives aussi.

VERI*FACTU ou non VERI*FACTU : les deux façons de se conformer

Les deux sont conformes au règlement. Avec VERI*FACTU, votre logiciel envoie chaque enregistrement à l’Agence fiscale espagnole au moment d’émettre la facture et vous n’avez pas à le conserver ; dans l’autre mode, le logiciel conserve les enregistrements, signés, et l’Agence fiscale espagnole peut vous les demander ensuite.

L’Agence fiscale espagnole met en avant ces avantages de VERI*FACTU pour ceux qui facturent : vous n’avez pas à conserver les enregistrements ni à répondre à des demandes pour les remettre ensuite, l’horloge du logiciel n’a pas besoin d’être réglée à la minute près et vous disposerez de services qui vous aident à remplir le registre des factures émises. Il n’est pas nécessaire de le déclarer dans le formulaire 036.

Si internet est coupé ou si le site de l’Agence fiscale espagnole ne répond pas, vous continuez à facturer normalement : le logiciel envoie les enregistrements quand la connexion revient.

Que faire maintenant, selon votre façon de facturer

Regardez d’abord comment vous facturez aujourd’hui. Si vous utilisez un logiciel, demandez à son éditeur la déclaration responsable ; si votre comptable facture pour vous, interrogez-le sur le sien ; et si vous facturez à la main, vous pouvez continuer ainsi ou passer à un logiciel adapté.

1. Si vous facturez avec un logiciel, demandez à l’éditeur sa déclaration responsable. Il n’existe ni certification externe ni liste officielle de logiciels : l’éditeur déclare par écrit que son logiciel est conforme, et cette déclaration doit être visible dans le logiciel lui-même, à chaque version.
2. Si votre logiciel ne sera pas adapté, l’Agence fiscale espagnole recommande de demander à l’éditeur une version adaptée ou d’envisager un autre logiciel, et d’exporter les enregistrements de l’ancien avant de cesser de l’utiliser.
3. Si votre comptable facture pour vous, demandez-lui quel logiciel il utilise, s’il est adapté et dans quel mode il fonctionne.
4. Si vous facturez à la main, le règlement ne vous concerne pas tant que toutes vos factures sont faites à la main. Si vous voulez passer à un logiciel, l’Agence fiscale espagnole indique qu’elle proposera gratuitement sur son site une application de facturation de base, pour ceux à qui ses fonctions suffisent.
5. Si vous utilisez Excel ou Word, vérifiez que vous ne faites que rédiger, imprimer et conserver. Si le tableur vous produit les registres ou la comptabilité, c’est déjà un logiciel de facturation et il doit être conforme.
6. Choisissez le mode avec votre comptable. Si vous choisissez VERI*FACTU, gardez-le au moins jusqu’à la fin de l’année.

Quelle amende si vous ne vous adaptez pas

Avoir un logiciel de facturation non conforme quand il est déjà obligatoire est sanctionné par une amende de 50 000 euros par exercice, selon l’article 201 bis de la loi générale fiscale espagnole (Ley General Tributaria). L’éditeur qui le produit ou le vend, de 150 000 euros par exercice et par type de logiciel.

L’Agence fiscale espagnole explique que, une fois la date passée, il suffit d’avoir un logiciel non adapté capable d’émettre des factures pour commettre l’infraction, même si, avant de sanctionner, elle tiendra compte du comportement et de la responsabilité de chacun. Si votre fournisseur n’adapte pas le logiciel, c’est à vous de changer.

Si votre entreprise travaille sur rendez-vous : comment fait Kairox

Kairox n’est pas un logiciel de facturation pour n’importe quelle activité : c’est le CRM des entreprises qui travaillent sur rendez-vous. Si la vôtre en fait partie, vous pouvez facturer depuis le CRM lui-même, adapté à VERI*FACTU, ou envoyer chaque vente à Holded ou à FacturaDirecta pour qu’ils émettent la facture.

Sources officielles

Ce guide résume la réglementation à partir des sources officielles, consultées le 8 novembre 2026. Il est fourni à titre informatif : pour votre cas précis, consultez votre comptable.

• Décret royal 1007/2023 du 5 décembre, texte consolidé au BOE (dernière mise à jour publiée le 3 décembre 2025).
• Questions fréquentes de l’Agence fiscale espagnole sur VERI*FACTU, mises à jour au 21 octobre 2026 : champ d’application (qui est concerné, régime forfaitaire, Excel et Word, le comptable, dates), systèmes VERI*FACTU (modes et avantages) et code QR ; les sanctions et la déclaration responsable, dans l’index des questions fréquentes.
• Note d’information du ministère espagnol des Finances du 5 octobre 2026, sur le report à 2028.

Pour aller plus loin

• VeriFactu dans les salons de coiffureQui est concerné, à partir de quand, ce qui change sur le ticket et ce qu’il faut demander à votre logiciel.
• Comment choisir un logiciel pour salon de coiffureLes fonctions essentielles, avancées et différenciantes, les questions à poser, comment l’essayer et comment changer.