1. Responsable del tratamiento
Kairox Nexus Digital, S.L.
NIF B25903097 · C/ Revolt Negre 4, 1-1 — 08940 Cornellà de Llobregat (Barcelona)
Correo electrónico: hola@kairoxdigital.es · Teléfono: +34 711 580 555
Kairox no ha designado delegado de protección de datos por no concurrir ninguno de los supuestos del artículo 37 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Para cualquier cuestión relativa a privacidad puede escribir a la dirección indicada.
¿Es usted paciente o cliente de un negocio que utiliza nuestros servicios? Si ha contactado con una clínica u otro negocio a través de su recepcionista digital o telefónica, el responsable de sus datos es ese negocio y Kairox actúa como encargado. La información que le corresponde está en la política de privacidad para pacientes y clientes finales.
2. Qué datos tratamos y de dónde proceden
2.1. Datos que usted nos facilita
- Al escribirnos por correo, teléfono o WhatsApp: nombre, datos de contacto, nombre del negocio y el contenido del mensaje.
- A través de los formularios y el asistente del sitio: nombre, teléfono, correo electrónico y la consulta planteada, que recibimos por correo electrónico para poder responderle. Para entrar en la demo gratuita, el correo electrónico, el teléfono si nos lo indica y el sector que elige, que guardamos para darle acceso y poder ayudarle con ella.
- Al crear una cuenta en app.kairoxdigital.es, antes de pagar: el nombre de su empresa, su correo electrónico y la contraseña que elija. La contraseña no se guarda: solo se guarda un resumen criptográfico (hash) que no permite recuperarla, así que nadie en Kairox puede leerla. Crear la cuenta no supone contratar ningún servicio ni obliga a pagar.
- Al continuar la contratación desde su cuenta: el servicio y la periodicidad elegidos, los datos del negocio y de la persona de contacto (nombre del negocio, persona, teléfono y actividad) y los datos de facturación (razón social, NIF o CIF, dirección fiscal y país). Estos datos y los de la cuenta sí se guardan en nuestros sistemas, aunque no llegue a completar el pago, para que pueda retomar la contratación donde la dejó y para poder ayudarle a terminarla.
2.2. Datos obtenidos de fuentes de acceso público
Para nuestra actividad comercial podemos tratar datos de contacto profesional de empresas y autónomos obtenidos de fuentes de acceso público: sitios web corporativos, directorios de empresas, fichas públicas de negocio y registros mercantiles. En estos casos tratamos únicamente datos de contacto profesional, nunca datos del ámbito privado del interesado.
Toda comunicación comercial que enviemos identifica claramente a Kairox como remitente, indica el origen de los datos e incluye un medio sencillo y gratuito para oponerse a recibir nuevas comunicaciones: basta con responder al mensaje solicitando la baja.
2.3. Datos de navegación (solo si acepta las cookies de analítica)
Si usted acepta las cookies de analítica, Microsoft Clarity registra cómo utiliza el sitio: las páginas que visita, sus clics, desplazamientos y movimientos del ratón, el tipo de dispositivo y de navegador, su ubicación aproximada (deducida de la dirección IP) y grabaciones de la sesión. Lo que escribe en los formularios se oculta y no se graba. Si no las acepta, no se carga Clarity y no se recoge nada de esto. Más detalle en la política de cookies.
3. Finalidades y base jurídica
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Atender consultas y solicitudes de demostración o de contratación | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) |
| Crear la cuenta que usted registra en app.kairoxdigital.es y permitirle continuar el alta (elegir el servicio, facilitar los datos de facturación y pagar) | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) |
| Guardar una cuenta o una contratación iniciada y no terminada, para que pueda retomarla, y contactarle para ayudarle a terminarla | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) en cuanto a guardarla, e interés legítimo en ayudarle a completar una contratación que usted mismo inició (art. 6.1.f RGPD) en cuanto a contactarle, con derecho de oposición en cualquier momento |
| Gestionar el cobro de los servicios contratados a través del sitio | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) |
| Prestar los servicios contratados y gestionar la relación | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD) |
| Sincronizar la agenda con Google Calendar o Microsoft Outlook, si usted los conecta (apartados 7 y 7 bis) | Ejecución de un contrato (art. 6.1.b RGPD), a petición suya; puede desconectarlo cuando quiera |
| Facturación y cumplimiento de obligaciones fiscales y contables | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) |
| Comunicaciones comerciales a empresas y profesionales sobre servicios propios | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), con derecho de oposición en cualquier momento |
| Atención de las solicitudes de ejercicio de derechos | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) |
| Analizar cómo se usa el sitio para mejorarlo (mapas de calor y grabaciones de sesión con Microsoft Clarity) | Consentimiento (art. 6.1.a RGPD y art. 22.2 LSSI-CE), que puede retirar en cualquier momento desde la política de cookies sin que afecte a la licitud del tratamiento anterior |
No se adoptan decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el interesado ni se elaboran perfiles.
4. Plazos de conservación
- Consultas que no derivan en contratación: hasta un año desde el último contacto.
- Cuentas registradas sin pago y contrataciones iniciadas y no terminadas: treinta días sin actividad (desde la última vez que se accedió a la cuenta o se retomó la contratación), transcurridos los cuales se suprimen de forma automática junto con los datos de la cuenta.
- Datos de clientes: durante la vigencia de la relación contractual y, después, durante los plazos de prescripción legalmente aplicables (con carácter general, seis años en materia mercantil y cuatro en materia fiscal).
- Datos de contacto profesional para prospección: hasta que el interesado se oponga o solicite su supresión.
- Datos de analítica (Microsoft Clarity): las grabaciones de sesión se conservan 30 días, y las marcadas como favoritas y una muestra aleatoria, hasta 9 meses, según Microsoft. Las cookies, durante los plazos de la política de cookies.
5. Destinatarios y encargados del tratamiento
No se ceden datos a terceros, salvo obligación legal. Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, con los que se ha suscrito el contrato exigido por el artículo 28 del RGPD:
| Proveedor | Servicio | Ubicación y garantías |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | WhatsApp Business Platform (envío y recepción de mensajes) | UE, con posibles transferencias a EE. UU. amparadas en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo |
| Google Cloud EMEA Ltd. | Vertex AI (modelos de lenguaje del agente) | Tratamiento en región de la Unión Europea |
| Cloudflare, Inc. | Alojamiento, red de distribución y envío de formularios | Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo |
| Google Ireland Ltd. | Google Workspace (correo electrónico) | UE, con cláusulas contractuales tipo |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Cobro de los servicios contratados a través del sitio | Irlanda (UE). Stripe trata los datos de pago como responsable independiente conforme a su propia política; los datos de la tarjeta no pasan por los servidores de Kairox |
Analítica del sitio (solo con su consentimiento): si acepta las cookies de analítica, Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Clarity) recibe los datos descritos en el apartado 2.3 y los trata como responsable, conforme a su declaración de privacidad. Los datos se almacenan en la nube de Microsoft Azure, y las transferencias a Microsoft Corporation (Estados Unidos) se amparan en cláusulas contractuales tipo.
Cuando algún proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por esta, junto con las medidas complementarias que resulten procedentes.
6. Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes
Al implantar la recepcionista digital o la recepcionista telefónica, Kairox trata datos de los clientes o pacientes de la empresa contratante. En esos supuestos:
- El negocio contratante —por ejemplo, una clínica— es el responsable del tratamiento y Kairox actúa como encargado, conforme al artículo 28 del RGPD y al contrato de encargo firmado con cada cliente.
- Kairox trata los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente y no los utiliza para finalidades propias, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Cuando el cliente es un centro sanitario, las conversaciones pueden contener datos relativos a la salud, que son una categoría especial de datos del artículo 9 del RGPD. Su tratamiento se ampara en la base jurídica que corresponda al responsable, se limita a lo necesario para atender la consulta y gestionar la cita, y se protege con medidas de seguridad reforzadas.
La información dirigida a esas personas se recoge en la política de privacidad para pacientes y clientes finales.
7. Si conecta su cuenta de Google (Google Calendar)
Conectar Google Calendar es opcional: lo hace el titular o un administrador del negocio desde el panel de app.kairoxdigital.es (Integraciones). Si lo conecta:
- Qué datos de Google tratamos: la dirección de correo de la cuenta de Google conectada, para mostrarle qué cuenta está vinculada; la lista de sus calendarios, para que elija en cuál se apuntan las citas, y los eventos de ese único calendario (fecha, hora, título y estado), desde siete días atrás hasta sesenta días adelante.
- Para qué: solo para sincronizar la agenda. Cuando se da, se cambia o se anula una cita en Kairox, creamos, modificamos o eliminamos el evento correspondiente en ese calendario; y lo que usted apunte en él aparece en la agenda de Kairox como hora ocupada, para que la recepcionista no ofrezca una hora que ya está cogida.
- Qué no hacemos: no accedemos a otros calendarios, ni a su correo, contactos o archivos; no usamos estos datos para publicidad, para elaborar perfiles ni para entrenar modelos de inteligencia artificial; no los vendemos ni los cedemos a terceros, y nadie en Kairox los consulta salvo que usted lo pida (por ejemplo, para darle soporte), por motivos de seguridad o por obligación legal.
- Conservación y seguridad: la autorización que nos da Google se guarda cifrada en nuestros servidores en España. Los eventos que traemos se guardan como citas de su agenda, con los plazos del apartado 4.
- Cómo retirar el acceso: en cualquier momento, con «Desconectar» en el panel (Integraciones → Google Calendar), que borra la autorización guardada y la cuenta vinculada; para retirar también el permiso en Google, desde la página de permisos de su cuenta de Google. Para suprimir los datos ya sincronizados, escriba a hola@kairoxdigital.es.
El uso que hace Kairox de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
Kairox's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
7 bis. Si conecta Microsoft Outlook
Conectar Microsoft Outlook es opcional: lo hace el titular o un administrador del negocio desde el panel de app.kairoxdigital.es (Integraciones). Si lo conecta:
- Qué datos tratamos: los necesarios para identificar la cuenta de Microsoft conectada; la lista de sus calendarios, para que usted elija en cuál se apuntan las citas, y los eventos de ese calendario (fecha, hora, título y estado), desde unos días atrás hasta los próximos meses.
- Para qué: solo para gestionar la agenda. Como con Google Calendar, las citas que se dan, cambian o anulan en Kairox se reflejan en el calendario elegido, y lo que usted apunte en él aparece en Kairox como hora ocupada.
- Qué no hacemos: no accedemos a su correo, contactos ni archivos; no usamos estos datos para publicidad, para elaborar perfiles ni para entrenar modelos de inteligencia artificial; no los vendemos ni los cedemos a terceros, y nadie en Kairox los consulta salvo que usted lo pida (por ejemplo, para darle soporte), por motivos de seguridad o por obligación legal.
- Conservación y seguridad: la autorización que nos da Microsoft se guarda cifrada en nuestros servidores en España. Las citas que traemos se guardan como citas de su agenda, con los plazos del apartado 4.
- Cómo retirar el acceso: en cualquier momento, con «Desconectar» en el panel (Integraciones), que borra la autorización guardada y anula los avisos que hubiéramos configurado en Microsoft. Para retirar también el permiso en Microsoft, desde la página de aplicaciones de su cuenta. Para suprimir los datos ya sincronizados, escriba a hola@kairoxdigital.es.
8. Sus derechos
Puede ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo. Las instrucciones para solicitar la supresión están en la página de borrado de datos.
Para ello, escriba a hola@kairoxdigital.es indicando el derecho que desea ejercer. Si tenemos dudas razonables sobre su identidad, podremos pedirle información adicional para confirmarla. Responderemos en el plazo máximo de un mes.
Si considera que sus datos no han sido tratados correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid.
9. Seguridad
Kairox aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, atendiendo al estado de la técnica y a la naturaleza de los datos, con especial atención cuando se tratan datos de salud: cifrado en tránsito, control de accesos y registro de actividad.
10. Menores de edad
Los servicios de este sitio se dirigen exclusivamente a profesionales y empresas. No se recogen deliberadamente datos de menores de catorce años. Si detecta que un menor nos ha facilitado datos, le rogamos que nos lo comunique para proceder a su supresión.
11. Cambios en esta política
Esta política puede actualizarse para adaptarla a cambios normativos o a nuevos servicios. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con indicación de su fecha de actualización.
Última actualización: 22 de octubre de 2026