Les funcions d’una recepcionista, una per una
Les funcions principals d’una recepcionista són atendre el telèfon i qui arriba, informar, gestionar l’agenda de cites, filtrar i derivar les consultes, prendre encàrrecs i donar suport en tasques administratives.
- Atendre el telèfon. Contesta, es presenta, entén què necessita la persona i l’atén o la passa a qui correspon.
- Rebre qui arriba. Saluda, comprova la cita, avisa el professional i té cura de la sala d’espera.
- Informar. Horaris, serveis, preus, adreça, com arribar-hi, quina documentació cal portar.
- Gestionar l’agenda. Donar cites, canviar-les, cancel·lar-les, confirmar-les i recordar-les, i tornar a donar les cites que queden lliures.
- Filtrar i derivar. Decideix quina consulta passa al professional, quina es resol al moment i quina és urgent.
- Prendre encàrrecs i recollir dades. Anota el nom, el telèfon i el motiu perquè ningú no hagi de tornar a preguntar.
- Fer tasques administratives. Cobraments, factures, documentació, correu, comandes o arxiu, segons el negoci.
- Tenir cura de la imatge del negoci. Un tracte amable i una recepció ordenada: és la primera impressió.
- Fer seguiment. Recordar cites, avisar de canvis i demanar una opinió després de la visita.
No tots els negocis li assignen totes: en un de petit, una sola persona sol fer-les totes; en un de gran, es reparteixen.
Funcions d’una recepcionista segons el tipus de negoci
Les funcions de base són les mateixes en tots els negocis, però canvia el que es pregunta i el que s’apunta: en una clínica veterinària, l’animal i la urgència; en fisioteràpia, el bo de sessions; en una perruqueria, el professional i el que dura el servei.
| Negoci | El que afegeix a les seves funcions |
|---|---|
| Clínica veterinària | Cites per veterinari, vacunes i revisions pendents, avisos als propietaris i avís del que és urgent. |
| Fisioteràpia | Cites per fisioterapeuta amb la durada de cada tractament, bons de sessions i recordatoris. |
| Psicologia | Sessions a la consulta o en línia, recordatoris sense el motiu de la consulta i màxima discreció amb les dades. |
| Centre d’estètica | Reserves segons tractament, cabina i durada; bons de sessions; dubtes sobre tractaments. |
| Perruqueria o barberia | Reserves segons servei, durada i professional; canvis d’última hora. |
Quines habilitats necessita una bona recepcionista
Una bona recepcionista combina tracte amable, claredat en parlar, organització i discreció; la resta s’aprèn amb el negoci.
- Comunicació clara i to amable, també quan el client arriba amb pressa o enfadat.
- Organització: una agenda sense solapaments i canvis al moment.
- Discreció: gestiona dades personals i, en l’àmbit sanitari, de salut.
- Criteri per saber quan resoldre-ho ella i quan avisar algú.
- Conèixer el negoci al detall: serveis, preus i normes.
- Domini de les eines: telèfon, agenda, correu i WhatsApp.
Si busques algú per al lloc, més avall tens una plantilla de funcions a punt per copiar.
Quines funcions pot fer avui una IA i quines continuen sent d’una persona
Una recepcionista amb IA pot fer la part d’atenció a distància (atendre trucades i missatges, informar, reservar cites i recordar-les); la part presencial i les decisions delicades continuen sent d’una persona.
| Funció | Recepcionista amb IA | Persona |
|---|---|---|
| Contestar el telèfon i el WhatsApp | Sí, a qualsevol hora i fins a 3 trucades alhora | Sí, en el seu horari i d’una en una |
| Informar d’horaris, preus i serveis | Sí, amb la informació que li dones | Sí |
| Donar, canviar i cancel·lar cites | Sí, a l’agenda del teu CRM | Sí |
| Recordar cites | Sí: a Kairox, els recordatoris per WhatsApp van inclosos al CRM | Sí, a mà |
| Rebre qui arriba al local | No | Sí |
| Cobrar a la caixa i gestionar documentació en paper | No | Sí |
| Tractar una queixa seriosa o una situació delicada | La recull i la passa a una persona | Sí |
| Decidir excepcions o descomptes | La recull i la passa a una persona | Sí |
El més habitual no és triar l’una o l’altra: la IA s’ocupa del que arriba a distància i el teu equip es queda amb el tracte en persona i amb les decisions.
Plantilla: funcions de la recepcionista per a una oferta de feina
Per descriure el lloc, fes una llista d’entre cinc i vuit funcions concretes del teu negoci i separa l’imprescindible del que s’aprèn al lloc de treball.
Funcions del lloc • Atendre el telèfon i el WhatsApp del negoci amb un tracte proper i professional. • Rebre clients i visites, comprovar la seva cita i avisar el professional. • Informar de serveis, horaris, preus i com arribar-hi. • Gestionar l’agenda: donar, canviar, cancel·lar i confirmar cites. • Filtrar les consultes i passar a l’equip les que requereixen la seva atenció. • Anotar encàrrecs i dades de contacte i traslladar-los a l’equip. • [Tasques administratives pròpies del negoci: cobraments, facturació, correu, comandes.] • Mantenir la recepció ordenada.
Canvia el que va entre claudàtors pel que de debò fa el lloc al teu negoci: com més concreta sigui la llista, millors candidatures arribaran.
Recepcionista, secretària i telefonista: no és el mateix
La recepcionista s’ocupa de l’atenció de primera línia, la telefonista de centralitzar les trucades i la secretària de donar suport a la direcció amb tasques administratives.
A la pràctica, als negocis petits una mateixa persona sol fer les tres coses. Per això, en descriure el lloc, convé dir quina part pesa més: si sobretot atén trucades i públic, és una recepcionista; si sobretot organitza l’agenda, els documents i el correu d’una persona, és més aviat una secretària.
Quan recolzar-te en una recepcionista amb IA
Una recepcionista amb IA encaixa quan la teva recepció no dona l’abast (trucades sense agafar, missatges fora d’horari) o quan no tens recepcionista i no vols perdre consultes.
Preguntes freqüents
Quines són les funcions principals d’una recepcionista?
Atendre el telèfon i qui arriba, informar de serveis i horaris, gestionar l’agenda de cites, filtrar i derivar consultes, prendre encàrrecs i donar suport en tasques administratives.
Quines funcions té una recepcionista en una clínica?
A les generals hi suma la gestió de cites per especialitat i professional, la confirmació i el recordatori de cites, l’atenció a pacients nous i la derivació del que és urgent. A més, ha de tractar amb discreció les dades de salut.
Una recepcionista fa tasques administratives?
Depèn del negoci. En molts, sí: cobraments, factures, correu, arxiu o comandes. Convé deixar-les per escrit en descriure el lloc.
Pot una IA fer les funcions d’una recepcionista?
La part d’atenció a distància, sí: contestar trucades i WhatsApp, informar, reservar cites i recordar-les. La part presencial i les decisions delicades continuen sent d’una persona, per això la recepcionista de Kairox deriva al teu equip quan cal.
Quant costa una recepcionista amb IA?
A Kairox, les recepcionistes amb IA estan incloses als plans del CRM del teu sector: la de WhatsApp, al pla Avançat, per 99 €/mes, i la telefònica, juntament amb la de WhatsApp, al pla Intel·ligent, des de 189 €/mes amb 300 minuts de veu. El CRM sense recepció IA costa 39 €/mes, amb 2 professionals inclosos. La posada en marxa costa 99 € per negoci, una sola vegada. Fins al 31 de desembre de 2026, Kairox ofereix la posada en marxa gratuïta per a les noves contractacions de qualsevol dels seus tres plans. Preus sense IVA i sense permanència.
Quina diferència hi ha entre una recepcionista i una secretària?
La recepcionista se centra en l’atenció de primera línia (trucades, visites, cites); la secretària, a donar suport a la direcció amb l’agenda, els documents i el correu. Als negocis petits sol ser la mateixa persona.