Qué es un programa de gestión para peluquerías
Es el programa con el que llevas el día a día del salón: la agenda de cada profesional, la ficha de cada cliente, la caja, la facturación, los productos, el equipo y las cuentas del mes. Lo importante es que todo esté conectado: la cita, el cobro y la factura quedan en el mismo sitio.
Muchos salones empiezan con piezas sueltas: una agenda de papel o en el móvil, una caja registradora, una hoja de cálculo para los bonos y WhatsApp para confirmar las citas. Funciona mientras el salón es pequeño, pero cada pieza suelta es un dato que se copia a mano y que se puede perder. Un programa de gestión reúne esas piezas.
Lo encontrarás con muchos nombres: programa de peluquería, software de gestión, TPV para peluquerías o CRM. Detrás de cada nombre puede haber desde una agenda de reservas hasta un programa completo, así que no te guíes por el nombre: mira qué hace.
¿Cuál es el mejor programa de gestión para peluquerías?
No hay uno que sea el mejor para todos los salones. El mejor para el tuyo es el que hace bien lo que tu salón hace cada día, con todo conectado, que factura adaptado a VeriFactu, que tiene un precio total claro y que te deja llevarte tus datos si un día cambias.
Las listas de los mejores programas sirven para saber qué existe, pero cada salón trabaja de una manera. Una barbería de dos sillas que no vende producto y un salón de seis profesionales con color y venta de producto necesitan cosas distintas. Por eso esta guía no te da un nombre, sino los criterios para que lo decidas tú.
Lo que ofrece cada programa, en la comparativa de programas de peluquería, y lo que cuesta cada uno con tu equipo, en la guía de precios.
Antes de mirar programas: qué necesita tu salón
Antes de comparar, apunta cómo trabaja tu salón: cuántos profesionales sois, cómo te piden cita, qué cobras además de los servicios, cómo facturas y qué te pide tu gestoría. Con esa lista descartarás en poco tiempo lo que no te sirve.
| Si en tu salón… | Comprueba que el programa… |
|---|---|
| Trabajáis varios profesionales | Tiene una agenda por profesional, con sus horarios, sus servicios y sus comisiones |
| Muchas citas llegan por WhatsApp o por teléfono | Recoge esas peticiones en la agenda sin que tengas que dejar lo que estás haciendo |
| Haces color y tratamientos técnicos | Guarda la fórmula, los tiempos y las fotos de cada cliente |
| Vendes producto | Lleva el stock y descuenta cada venta |
| Vendes bonos o tarjetas regalo | Descuenta cada sesión y dice cuántas le quedan a cada cliente |
| Tienes personas contratadas | Lleva los turnos, las ausencias y el registro de jornada |
| Tu gestoría te pide las ventas cada trimestre | Exporta las facturas y los gastos en un archivo que tu gestoría pueda usar |
Una agenda de citas no es un programa de gestión integral
Muchos programas empiezan por la agenda, y no todos pasan de ahí. Una agenda de reservas guarda las citas; un programa de gestión lleva además la ficha, la caja, el equipo y las cuentas, y una gestión integral conecta todo eso con la atención a tus clientes, para que nada se copie a mano.
| Lo que hace | Agenda de reservas | Programa de gestión | Gestión integral conectada |
|---|---|---|---|
| Citas | Las guarda y las recuerda | Las guarda, las recuerda y las une al cobro | Además, se piden, se cambian y se anulan por WhatsApp o por teléfono sin que intervengas |
| Clientes | Nombre y teléfono | Ficha con historial técnico, bonos y compras | La misma ficha, con las conversaciones que ha tenido con el salón |
| Caja y facturas | Fuera del programa | Cobro, cierre de caja y facturas | Cobro, cierre de caja y facturas |
| Equipo | Una columna por profesional | Turnos, comisiones y registro de jornada | Turnos, comisiones y registro de jornada |
| Atención | La haces tú | La haces tú, con recordatorios automáticos | Una recepcionista con IA atiende y deja la cita en la agenda |
Ninguna es mejor por sí misma: una barbería de una silla puede trabajar bien con una agenda. Lo importante es saber qué estás comparando, porque el precio de una agenda y el de una gestión integral no se pueden poner uno al lado del otro.
Funciones esenciales: las que necesita cualquier salón
Una agenda por profesional, la ficha de cada cliente, las reservas que llegan por cualquier canal, los profesionales con sus horarios y sus servicios, y el cobro. Sin ellas no es un programa de gestión.
- Agenda por profesional. Cada servicio con su duración, para que no se solapen las citas; bloqueos, festivos y vacaciones, y una lista de espera que ofrezca el hueco cuando alguien anula.
- Ficha de cada cliente. Sus datos de contacto, sus citas y lo que ha comprado, en un solo sitio y a mano de todo el equipo.
- Las citas que llegan por WhatsApp y por teléfono. Fíjate en cómo te piden cita hoy tus clientes y comprueba qué hace el programa con esas peticiones: si acaban en la agenda o si las tienes que apuntar tú.
- Profesionales. Los horarios de cada uno, los servicios que hace y lo que dura cada servicio con él, para que cada cita vaya a quien toca.
- Cobro. Cobros en efectivo, con tarjeta y con Bizum, cobros parciales y devoluciones, en el mismo programa que la cita.
- Confirmaciones y recordatorios. Que el programa los envíe solo y que el cliente pueda contestar. Pregunta si los mensajes tienen un coste aparte. Tienes ejemplos en la guía de mensajes de confirmación y recordatorio de cita.
Gestión avanzada: lo que separa una agenda de un programa de gestión
La ficha técnica de cada cliente, la caja con su cierre y su facturación, los bonos, el producto, el equipo, los informes y las campañas. Son las funciones que te ahorran apuntar a mano lo que pasa en el salón.
- Ficha de cliente con historial técnico. Sus citas, lo que ha comprado, sus bonos y, sobre todo, la fórmula de color, los tiempos y las fotos de antes y después, para repetir el resultado aunque la atienda otra persona.
- Caja y facturación en el mismo sitio. Cobros en efectivo, con tarjeta y con Bizum, cobros parciales, devoluciones y cierre de caja. El programa con el que cobras y facturas tiene que estar adaptado a VeriFactu antes del 1 de enero de 2027 si tu salón es una sociedad, o antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo, según el BOE. Pide la declaración responsable del fabricante; lo explicamos en la guía de VeriFactu en peluquerías.
- Bonos y tarjetas regalo. Que el bono se descuente en cada visita y que tú y tu cliente sepáis cuántas sesiones le quedan.
- Productos y stock. Los productos que vendes y los que usas en el salón, con un aviso cuando haya que reponer.
- Equipo. Turnos, ausencias, comisiones por servicios y por productos, y el registro de jornada, obligatorio si tienes personas contratadas.
- Informes claros. Ventas, ocupación de la agenda, clientes nuevos y los que dejan de venir, citas a las que no se presentan y lo que deja cada servicio.
- Campañas. Mensajes a tus clientes para recordarles que les toca volver o avisarles de una promoción, elegidos por lo que ha hecho cada uno, no a todos a la vez.
Funciones diferenciales: las que hacen que el programa trabaje por ti
Una recepcionista con IA que atiende y deja la cita en la agenda, la automatización de WhatsApp y la atención telefónica conectada con la agenda. No todos los programas las tienen, y entre los que las tienen cambia mucho si van dentro del programa o son un añadido.
- Recepción con IA conectada a la agenda. Entiende lo que pide cada cliente con sus propias palabras, consulta la disponibilidad real y reserva, cambia o anula la cita en la agenda del programa, no en una agenda aparte. Si hace falta una persona, te pasa la conversación.
- Automatización de WhatsApp. Además de confirmar y recordar, que el programa ofrezca el hueco libre a la lista de espera, escriba a quien no vino y conteste las preguntas de siempre sin que tengas que dejar lo que estás haciendo.
- Atención telefónica conectada a la agenda. Que las llamadas que no puedes coger se atiendan igual y la cita acabe en la agenda, con varias llamadas a la vez si hace falta.
Para saber si una función es diferencial de verdad, pregunta dónde acaba la cita: si alguien tiene que copiarla del chat o del contestador a la agenda, no está conectada. Pregunta también si se paga aparte: en varios programas la recepción con IA es un complemento con su propia cuota; lo tienes, programa a programa, en la guía de precios. La diferencia entre una recepcionista con IA y un chatbot, en qué es un agente de IA.
Los datos de tus clientes: qué pedir al proveedor
El programa guarda datos personales de tus clientes, así que su proveedor los trata por cuenta de tu salón. El Reglamento General de Protección de Datos exige que lo haga con un contrato de encargo del tratamiento (artículo 28): pídelo antes de contratar y pregunta dónde se guardan los datos.
- El contrato de encargo. Dice qué datos trata el proveedor y para qué, qué medidas de seguridad aplica y que, cuando dejes el servicio, te devolverá o suprimirá los datos, según le indiques.
- Dónde están los datos y qué otras empresas intervienen, por ejemplo en el alojamiento, en los mensajes o en la inteligencia artificial.
- Quién ve qué. Que cada persona del equipo entre con su propio usuario y vea lo que necesita para su trabajo.
- Tus datos, siempre tuyos. Que puedas exportar tus clientes, tus citas y tus ventas cuando quieras, en un formato estándar como CSV o Excel. Es lo que te permitirá cambiar de programa algún día.
Qué preguntar a cada proveedor antes de contratar
El precio total con tu equipo, lo que incluye, el alta, los mensajes, la permanencia y cómo te llevas tus datos. Lo que cuesta cada programa con 1, 3, 5 y 8 profesionales, y lo que se paga aparte, lo tienes en la guía de precios de los programas de peluquería.
Para no olvidarte de nada, puedes enviar estas preguntas a cada proveedor antes de decidir:
Hola, tengo una [peluquería / barbería] con [número] profesionales y estoy buscando un programa de gestión. Antes de decidir, ¿me podéis confirmar lo siguiente?
1. El precio total al mes para [número] profesionales, con IVA, y qué funciones incluye: agenda, caja, facturación, bonos, stock, equipo e informes.
2. Si hay que pagar un alta o una puesta en marcha, y si incluye pasar mis clientes desde [mi programa actual / mi hoja de cálculo].
3. Si la facturación está adaptada a VeriFactu y dónde puedo ver vuestra declaración responsable.
4. Si los recordatorios por WhatsApp o por SMS tienen un coste aparte.
5. Si hay permanencia y cómo puedo exportar mis datos si un día dejo el servicio.
6. Si firmáis el contrato de encargo del tratamiento y dónde se guardan los datos.
Muchas gracias.
Cómo probar un programa antes de decidir
Pruébalo con un día normal de tu salón: crea las citas de mañana, cobra un servicio con un producto, descuenta una sesión de un bono, cierra la caja y saca lo que te pide tu gestoría. Si algo de eso te cuesta en la prueba, te costará cada día.
- Reserva, cambia y anula una cita, como si te llamara un cliente.
- Busca a una clienta y apunta su fórmula de color.
- Cobra un servicio con un producto, una parte en efectivo y otra con tarjeta.
- Vende un bono y descuenta la primera sesión.
- Cierra la caja y comprueba que cuadra.
- Exporta lo que te pediría tu gestoría.
- Pide a alguien de tu equipo que haga lo mismo: si a quien lo usará cada día le resulta fácil, es buena señal.
- Escribe al soporte con una duda y fíjate en cuánto tardan en contestarte y en cómo lo hacen.
Si ya tienes programa: cómo cambiar sin perder a tus clientes
Exporta antes tus clientes, sus historiales, las citas futuras y los bonos con sesiones pendientes; pide al nuevo proveedor que los importe y compruébalos antes de empezar. Si facturabas con el programa antiguo, guarda también sus facturas y sus registros.
- Exporta tus datos del programa actual: clientes con su teléfono, historial técnico, citas futuras, bonos con sesiones pendientes y tarjetas regalo sin usar.
- Pide que te los importen. Pregunta si la puesta en marcha incluye la importación y en qué formato necesitan los datos.
- Comprueba lo importado con una docena de clientes que conozcas bien antes de empezar.
- Empieza en un día tranquilo y no des de baja el programa antiguo hasta haber comprobado que tienes todos los datos.
- Guarda las facturas del programa antiguo. Si facturabas con él, la Agencia Tributaria recomienda exportar sus registros antes de dejar de usarlo; lo explicamos en la guía de VeriFactu en peluquerías.
- Avisa a tus clientes si cambia algo para ellos, por ejemplo el enlace para pedir cita.
Cómo es el programa de Kairox para peluquerías
Kairox es un programa de gestión integral: la agenda por profesional, la ficha técnica de color, la caja con efectivo, tarjeta y Bizum, los bonos, el stock, la facturación adaptada a VERI*FACTU, el equipo y los informes están en los tres planes. En Avanzado e Inteligente, una recepcionista con IA trabaja sobre esa misma agenda y esas mismas fichas: atiende WhatsApp y, en Inteligente, también el teléfono.
Fuentes oficiales
Lo que esta guía dice de la normativa sale de estas fuentes oficiales, consultadas el 8 de noviembre de 2026. Es informativa: para tu caso concreto, consulta a tu gestoría.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (VeriFactu), texto consolidado en el BOE.
- Preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre VERI*FACTU.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (registro de jornada), texto consolidado en el BOE.
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos, artículo 28 (encargado del tratamiento), en el BOE.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor programa de gestión para peluquerías?
No hay uno que sea el mejor para todos. El mejor para tu salón es el que reúne lo que haces cada día (agenda por profesional, ficha técnica de color, caja, bonos, producto y equipo) en un mismo programa, factura adaptado a VeriFactu, tiene un precio total claro y te deja exportar tus datos.
¿Qué funciones debe tener un programa de peluquería?
Las esenciales: agenda por profesional, ficha de cada cliente, las citas que llegan por WhatsApp y por teléfono, los profesionales con sus horarios y el cobro. Para gestionar el salón, además, la ficha técnica de color, la caja con su cierre y la facturación, los bonos, el stock, el equipo, los informes y las campañas. Y las que marcan la diferencia: la recepción con IA y la atención por WhatsApp y por teléfono conectadas a la agenda.
¿Qué diferencia hay entre una agenda de citas y un programa de gestión?
Una agenda de citas guarda las reservas y las recuerda. Un programa de gestión une además cada cita con la ficha del cliente, el cobro, la factura, el producto y el equipo. Si la agenda está en un sitio y la caja en otro, alguien acaba copiando datos a mano.
¿Mi programa de peluquería tiene que estar adaptado a VeriFactu?
Sí, si cobras y facturas con él. Según el BOE, las sociedades tienen que tenerlo adaptado antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. Pide al fabricante su declaración responsable.
¿Puedo cambiar de programa sin perder a mis clientes?
Sí, si tu programa actual te deja exportar los datos. Exporta los clientes, su historial, las citas futuras y los bonos pendientes, pide al nuevo proveedor que los importe y compruébalos antes de empezar.
¿Es obligatorio el registro de jornada en una peluquería?
Sí, si tienes personas contratadas. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora y a conservar los registros durante cuatro años.
¿Sirve un programa gratuito para una peluquería?
Puede servir si cubre lo que necesitas. Antes de elegirlo, comprueba lo mismo que en uno de pago: si factura adaptado a VeriFactu, qué funciones quedan fuera, si los mensajes tienen coste y si puedes exportar tus datos. Los planes gratuitos que hay y sus límites están en la guía de programas de peluquería gratis.
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- Comparativa de programas de peluqueríaOcho programas con el precio que publica cada uno, qué incluye y cómo crece con tu equipo.
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