Qué debe llevar un mensaje de confirmación de cita
Debe llevar el nombre del negocio, el servicio, el día y la hora (con el día de la semana), la dirección y una forma sencilla de confirmar, cambiar o cancelar.
- Quién escribe: el nombre del negocio, para que se sepa de quién es.
- A quién: el nombre del cliente.
- Qué: el servicio o un motivo genérico («revisión», «corte», «sesión»).
- Cuándo: día de la semana, fecha y hora. «Jueves 22 a las 17:30» se entiende de un vistazo.
- Dónde: la dirección, el enlace a Google Maps o el enlace de la videollamada.
- Qué hacer si no puede venir: responder al mensaje, llamar o cambiar la cita, y con cuánta antelación avisar.
- Qué traer o cómo prepararse, solo si hace falta.
Plantillas de mensaje de confirmación de cita
Estas tres plantillas cubren la mayoría de los casos: una genérica, una que pide respuesta y una con enlace para cambiar la cita. Cambia lo que va entre corchetes.
Hola [nombre], te confirmamos tu cita en [negocio]: [día de la semana] [fecha] a las [hora], en [dirección]. Si no puedes venir, avísanos con tiempo respondiendo a este mensaje. ¡Te esperamos!
Hola [nombre], soy [negocio]. Tienes cita el [día] [fecha] a las [hora] para [servicio]. ¿Nos confirmas que vendrás? Responde SÍ para confirmar o escríbenos si necesitas cambiarla. ¡Gracias!
Hola [nombre], tu cita en [negocio] queda reservada para el [día] [fecha] a las [hora]. Dirección: [dirección y enlace de Google Maps]. Si necesitas cambiarla o cancelarla, puedes hacerlo aquí: [enlace] o llamándonos al [teléfono].
Mensajes de recordatorio de cita: cuándo enviarlos y plantillas
Una pauta sencilla es enviar el recordatorio uno o dos días antes y, si lo necesitas, un segundo aviso unas horas antes de la cita; ajústalo al tipo de cita y a lo fácil que sea cambiarla.
El recordatorio no es la confirmación: llega después, cuando la cita ya está cerrada. Su trabajo es que nadie se olvide y que, si hay un cambio, te avise a tiempo para dar esa cita a otra persona.
Hola [nombre], te recordamos tu cita en [negocio] el [día] a las [hora]. Si no puedes venir, avísanos hoy y buscamos otra hora. ¡Hasta pronto!
Buenos días, [nombre]. Hoy te esperamos a las [hora] en [dirección]. Si te surge algo, escríbenos y lo vemos. ¡Gracias!
Hola [nombre], te recordamos tu cita del [día] a las [hora]. Si necesitas cancelarla o cambiarla, te pedimos que nos avises con [X horas] de antelación para poder dar la cita a otra persona. Gracias por avisar.
Hola [nombre], mañana es tu primera visita a [negocio] ([día] a las [hora]). Estamos en [dirección]; puedes llegar [5-10] minutos antes. Si necesitas traer algo, es [documentación]. ¡Te esperamos!
Ejemplos de mensajes de cita por sector
El texto base es el mismo; lo que cambia por sector es qué se indica (el animal, la sesión del bono, qué traer) y qué se calla (el motivo, en las consultas de salud).
Hola [nombre], te recordamos la cita de [nombre del animal] en [clínica] el [día] a las [hora] para [vacuna, revisión o consulta]. Si no podéis venir, avísanos y la cambiamos. ¡Gracias!
Hola [nombre], recordatorio de tu sesión del [día] a las [hora]. Si no puedes asistir, avísanos con [X horas] de antelación. ¡Gracias!
Hola [nombre], te recuerdo nuestra cita del [día] a las [hora] [en consulta / por videollamada: enlace]. Si necesitas cambiarla, escríbeme con antelación. Un saludo.
Hola [nombre], te recordamos tu cita en [centro] el [día] a las [hora] para [tratamiento]. [Indicaciones previas, si las hay.] Si necesitas cambiarla, escríbenos con un día de antelación. ¡Hasta pronto!
Hola [nombre], te esperamos el [día] a las [hora] para [servicio] con [profesional]. Si necesitas cambiar la cita, escríbenos con un día de antelación y la movemos. ¡Hasta pronto!
Mensajes para cambiar o cancelar una cita
Cuando la cita cambia, avisa en cuanto lo sepas, ofrece una alternativa concreta y pide disculpas si el cambio es cosa tuya.
Hola [nombre], lamentamos avisarte de que tenemos que mover tu cita del [día] a las [hora]. ¿Te vendría bien el [nueva fecha] a las [hora]? Si no, dinos qué día te encaja mejor. Perdona las molestias.
Hola [nombre], no hemos podido confirmar tu cita del [día] a las [hora]. ¿Vendrás? Si prefieres cambiarla, dínoslo y buscamos otra hora.
Hola [nombre], hemos cancelado tu cita del [día] a las [hora]. Cuando quieras una nueva, escríbenos o llámanos al [teléfono]. ¡Gracias por avisar!
Por qué canal enviarlos: WhatsApp, SMS o correo
WhatsApp es cómodo porque el cliente contesta desde el mismo chat; el SMS llega a cualquier móvil y el correo sirve si la cita se reserva por internet. Elige el canal que tu cliente ya usa contigo.
| Canal | Ventajas | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| El cliente responde desde el mismo chat; admite enlaces y ubicación. | Escribir uno a uno lleva tiempo. Para enviarlos de forma automática con la API de WhatsApp hacen falta plantillas aprobadas por Meta, y los mensajes tienen coste. | |
| SMS | Llega a cualquier móvil, sin aplicación. | No es una conversación fluida; suele cobrarse por mensaje. |
| Correo electrónico | Cabe más información: indicaciones, documentos. | Se lee más tarde. |
| Llamada | Más cercana; sirve si el cliente no usa WhatsApp. | Lleva tiempo: con muchas citas no es viable a mano. |
Sobre las plantillas de WhatsApp: documentación de Meta, Template fundamentals, consultada el 15 de octubre de 2026.
Si reservas con Google Calendar, puedes añadir al cliente como invitado y le llegará la invitación con la fecha y la hora. No sustituye al mensaje, pero deja la cita en su calendario.
Un consejo práctico: al dar la cita, avisa al cliente de que le escribirás para confirmar y por qué canal. Evita sorpresas y que el mensaje parezca spam.
Errores que hacen que el mensaje no sirva
Los fallos más comunes son enviarlo tarde, no decir cómo cambiar la cita, escribir un texto demasiado largo y poner datos que no hacen falta.
- Demasiado tarde: el aviso de la víspera por la noche no deja margen para cambiar nada.
- Sin nombre ni día de la semana: «tu cita es el 22» obliga a hacer cuentas.
- Sin salida: si no dice cómo cancelar, el cliente simplemente no viene.
- Demasiado largo: con cuatro líneas basta.
- Demasiados avisos: uno de confirmación y uno o dos de recordatorio son suficientes.
- Datos que no hacen falta: el motivo de la consulta o cualquier dato de salud.
Cómo automatizar confirmaciones y recordatorios
Puedes enviarlos a mano, con la invitación de tu calendario o con un programa que los mande solo; en Kairox, las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp van incluidos en el CRM de tu sector.
A mano funciona con pocas citas al día: copia la plantilla, cambia los corchetes y envíala. Cuando las citas crecen, el trabajo de escribir y de atender las respuestas («no puedo, ¿lo cambiamos?») se come tu tarde.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que enviar el recordatorio de una cita?
Una pauta sencilla es uno o dos días antes y, si lo necesitas, un segundo aviso unas horas antes. Ajústalo al tipo de cita: cuanto más difícil sea dar esa cita a otra persona, más margen conviene dar.
¿Qué debe incluir un mensaje de confirmación de cita?
El nombre del negocio, el nombre del cliente, el servicio, el día de la semana, la fecha y la hora, la dirección y una forma de confirmar, cambiar o cancelar.
¿Se pueden enviar recordatorios de cita por WhatsApp?
Sí. Con la app WhatsApp Business puedes escribir tú a cada cliente. Para que salgan de forma automática con la API de WhatsApp hacen falta plantillas aprobadas por Meta. Si prefieres no hacerlo a mano, el CRM de Kairox los manda solo.
¿Qué diferencia hay entre confirmación y recordatorio?
La confirmación se envía al reservar y cierra la cita; el recordatorio llega después, cerca de la fecha, para que nadie se olvide y, si hay un cambio, te avise a tiempo.
¿Qué datos no debo poner en el mensaje?
El motivo de la consulta ni datos clínicos, sobre todo en salud y psicología. Basta con la fecha, la hora, el lugar y cómo cambiar la cita.
¿Puedo automatizar las confirmaciones y los recordatorios?
Sí. El CRM de Kairox manda las confirmaciones y los recordatorios por WhatsApp a quien dio su consentimiento; cuesta desde 39 €/mes con hasta 2 profesionales, sin IVA.